نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت حجم بزرگی از اسناد به‌عنوان یکی از دغدغه‌های اصلی در تمام سازمان‌ها به شمار می‌رود. اسناد و مدارک انبوه به‌صورت فیزیکی یا پس از اسکن در پایگاه داده‌های سازمان‌ها انباشت می‌شود که نیاز به مدیریت و تسهیل دسترسی دارد.

سامانه هوشمند مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما قابلیت‌های بی‌شماری در این خصوص به کاربران ارائه می‌دهد.

ازجمله امکانات این محصول می‌توان به تسهیل جستجو از طریق فیلترهای پیشرفته، جستجو با الگوریتم‌های هوش مصنوعی، دسته‌بندی سلسله مراتبی، کدگذاری و رمزنگاری پرونده و فایل، مدیریت دسترسی کاربران، گزارش‌گیری پیشرفته، مصورسازی و رهگیری گردش کار اسناد، تگ گذاری اتوماتیک و بکاپ گیری اشاره کرد.

لایه‌های امنیتی زیاد و ظاهری کاربرپسند

در سال‌های قبل نمونه‌های مشابه خارجی این محصول با قیمت‌های بالایی خریداری و پشتیبانی می‌شد که با وجود سامانه مدیریت اسناد سما در کنار سایر محصولات مشابه ایرانی نیاز به خرید محصولات خارجی مرتفع شده است. با توجه به رقابت این محصول با محصولات مشابه خارجی، می‌توان با تهیه محصول داخلی از خروج ارز به میزان حدود 15000 دلار برای هر لایسنس صرفه‌جویی انجام داد و با قیمت و پشتیبانی مناسب محصولات داخلی را خریداری کرد.

از مزیت سامانه مدیریت اسناد سما نسبت به نمونه‌های مشابه خارجی می‌توان به امکانات کامل‌تر پنل ادمین سامانه، لایه‌های امنیتی بیشتر، فرآیند نویسی بر اساس نظام سازمانی کشور، استفاده از هوش مصنوعی و ظاهر کاربرپسند و سهولت استفاده و همچنین قیمت بسیار پایین‌تر اشاره کرد.

طراحی و تولید مطابق استانداردهای جهانی برنامه‌نویسی

هدف از تولید سامانه مدیریت اسناد سما تسهیل دسترسی کاربران و مدیران به اسناد و پرونده‌های الکترونیکی سازمان، بهبود قابلیت‌های جستجو و دسته‌بندی در سطح کلان داده، استفاده از فناوری هوش مصنوعی در تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری، ایجاد سیستم‌های یادگیری ماشینی در استخراج اطلاعات، دسته‌بندی و جستجوی اسناد است.

در تولید این محصول از هیچ پلتفرم وارداتی استفاده نشده و کاملاً کد نویسی آن توسط برنامه نویسان داخلی انجام شده است. آخرین بروز رسانی این محصول در زمستان 1400 منتشر شده است و ۷ نفر در تیم طراحی، برنامه‌نویسی و تست امنیت و ۴ نفر به‌عنوان بازاریاب و پشتیبانی محصول با این شرکت همکاری می‌کنند.

با حمایت معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری، این محصول توسط شرکت تعاونی دانش‌بنیان جوان اندیشان پویای قومس برای رفع نیاز سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ به آرشیو و مدیریت اسناد تولید شده است.

مرکز ارتباطات و اطلاع‌رسانی معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری

#